GESTION DOCUMENTAL


La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículos 21. Programas de Gestión Documental, establece que “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberá observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Articulo19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías avanzadas en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

  1. A) Organización archivística de los documentos.

  2. B) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema”.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendido procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y forma expresa, refiere entre otros aspectos, la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental puesto que este es un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

SERVINTEGRAL S.A. E.S.P. con el propósito de dar cumplimiento a lo expuesto en la Ley 594 del 2000 del Archivo General de la Nación y la Circular Externa N° 20141000000034 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, implementa sus herramientas archivisticas bajo los parámetros normativos.

La ley 594 del 2000 Ley General de Archivo, regulo en su Título V: Gestión de Documentos, las obligaciones que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

La Circular Externa N° 20141000000034, dirigida a las empresas prestadoras de Servicios Públicos Domiciliarios, donde determinan la directriz en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir las empresas y personas vigiladas por la Superservicios, donde mediante esta circular hace referencia a las responsabilidades y obligaciones que sobre particular tienen las empresas vigiladas, de conformidad con lo dispuesto en las normas señaladas, la Superservicios incorporará en sus labores de inspección, vigilancia y control, el cumplimiento de los canones normativos relacionados con los aspectos de organización archivística, por parte de los prestadores.

 

TIPO ARCHIVO
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR: El PINAR es un instrumento archivístico que permite articular la función archivística con el plan estratégico institucional y el plan de acción, esta herramienta de seguimiento brinda información a la alta dirección sobre el estado de avance de los planes, programas y proyectos, siendo este un apoyo para la toma de decisiones y que estos se ejecuten con éxito.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD 1: Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD 2: Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD: Es el instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Instrumento que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución.